5 طرق لجعل قوائم المهام الخاصة بك فعالة للغاية
5 طرق لجعل قوائم المهام الخاصة بك فعالة للغاية

5 طرق لجعل قوائم المهام الخاصة بك فعالة للغاية

هل تتذكر متى بدأت استخدام قوائم المهام لأول مرة؟ قمت بتثبيت أحد التطبيقات وأدرجت المهام التي كان عليك إنهاؤها.

ظلت القائمة مرتبة ومفيدة في الأسابيع القليلة الأولى. بمرور الوقت ، بدأت الأمور تتراكم. كان لديك مهام جديدة لإكمالها ، لكن المهام السابقة ظلت معلقة. مع مرور الوقت ، نمت القائمة أطول وأطول مثل رقبة الزرافة الصغيرة. اليوم ، تحتوي قائمتك على العديد من المهام التي تجعلك النظر إلى العناصر المعلقة قلقًا.

ولكن هذا هو الشيء المهم. يمكنك جعل قائمة المهام الخاصة بك أصغر وفعالة مع تغييرات طفيفة. في هذه المقالة سوف أغطي:

  • المشاكل الشائعة مع قوائم المهام
  • 5 نصائح لإدارة القوائم بالطريقة الصحيحة

المشاكل الشائعة مع قوائم المهام

اليوم ، نظرًا لعدد المهام في قائمة المهام لديك ، تواجه مشكلتين:

1. أشياء كثيرة جدا للقيام بها

القائمة الآن هي كابوسك لمجرد طولها. أصبح التطبيق الذي ساعدك في إنجاز الأمور سببًا للتسويف. إن مجرد التفكير في عدد المهام غير المكتملة يجعلك تدفع العمل إلى أبعد من ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن القائمة طويلة جدًا ، فقد تفقد بعض المهام التي تتطلب انتباهك.

2. لا يمكن اختيار مهمة للعمل عليها

في أي يوم ، تجد نفسك تكافح لاختيار المهمة المناسبة للعمل عليها. تقول لنفسك: “دعني أعمل على …”. أثناء فحص بقية القائمة ، تلاحظ مهمة أخرى مهمة. “اللعنة ، يجب أن أكمل ذلك أولاً ،” تضرب راحة يدك على جبهتك.

لكن الدورة لا تنتهي أبدا. عندما يكون لديك الكثير من الأشياء لتنتهي في وقت محدود ، يصبح تحديد أولويات المهام الصحيحة هو التحدي الحقيقي.

كيفية إدارة قوائم المهام بالطريقة الصحيحة

فكيف يمكن إدارة عمل القائمة وجعلها فعالة؟ إليك 5 نصائح ستساعدك.

1. قسّم قوائمك

هناك خطأ شائع يرتكبه الأشخاص وهو استخدام قائمة واحدة لإدارة جميع مهامهم. في أفضل الأحوال ، يمكنك تقسيم الواجبات الشخصية والمهنية بشكل منفصل. لكن استخدام قائمة واحدة أو اثنتين فقط لا يساعد في قضيتك.

ما الذي تفضل النظر إليه؟ قائمة تحتوي على 50 مهمة أو 5 قوائم بها 10 مهام لكل منها؟ الجواب واضح.

يجب عليك تقسيم قائمة المهام الخاصة بك إلى أقسام مختلفة. إن وجود قوائم منفصلة يجعلها أكثر قابلية للإدارة ويسهل فحصها. لن تشعر بالإرهاق من معرفة ما هو على طبقك.

طريقة فعالة لكسر القوائم اقترحها ديفيد ألين في كتابه Getting Things Done. وفقًا للتقنية ، يجب عليك فصل مهامك إلى 4 أقسام – تحتاج إلى إجراء ، في انتظار ، يومًا ما ، مادة مرجعية.

  • بحاجة إلى إجراء: هذه هي المهام التي تحتاج إلى مجهودك مثل شراء البقالة.
  • انتظار: هذه هي المهام التي لا يمكنك إكمالها بنفسك حتى تتلقى ردًا أو إدخالًا أو إجراءً من شخص آخر.
  • يومًا ما / ربما: في بعض الأحيان ، تأتي بمهام لست متأكدًا من إكمالها. على سبيل المثال ، تشعر أنك ترغب في إعادة تنظيم الأثاث في القاعة ، لكنك لم تقرر بعد. مثل هذه المهام تندرج تحت فئة ربما.
  • المواد المرجعية: لدى الكثير منا عادة تدوين الأشياء في قائمة المهام نفسها. قد يكون رقمًا مرجعيًا للوثيقة أو فكرة رائعة ظهرت للتو داخل رأسك. كل هذه الإدخالات تدخل في هذه القائمة ،

عندما تقوم بفصل المهام إلى أقسام مثل المذكورة أعلاه ، سيكون عليك فقط استعراض القائمة التي تحتاج إلى عملك. الفوضى الناتجة عن المهام التي تنتظر الرد والأفكار العشوائية والخطط غير المؤكدة تخرج من النافذة.

طريقة GTD للفصل ليست سوى اتجاه لتقسيم القوائم. لا تتردد في إضافة أفكارك الخاصة لتقسيم قوائمك لتناسب احتياجاتك. لا تخطئ في إنشاء عدد كبير جدًا من القوائم لأنك ستضطر إلى التوفيق بين القوائم للعثور على ما هو معلق. حوالي 4-6 قوائم تعمل بشكل أفضل.

2. احصل على قائمة بالأشياء السهلة للقيام بها

ستجد طوال اليوم نوافذ زمنية صغيرة بين مهامك. على سبيل المثال ، بمجرد الانتهاء من الوظيفة التي كنت تعمل عليها ، قد يكون لديك 10 دقائق قبل بدء الاجتماع. ينتهي وقت الفراغ هذا بأن يكون سببًا لإلقاء نظرة خاطفة على هاتفك لقراءة رسائل جماعية عشوائية أو التحقق مما يفعله أصدقاؤك على Instagram.

يساعدك سرد مجموعة من الأشياء البسيطة التي يجب القيام بها على استخدام وقت الحشو هذا لإنجاز العمل. يمكنك الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إجراء تلك المكالمات الهاتفية السريعة أو طلب البقالة عبر الإنترنت. عند إضافة مثل هذه المهام إلى جانب عناصر المهام الأخرى ، يصبح العثور عليها تحديًا في حد ذاته.

عندما يكون لديك 10 دقائق فقط لتجنيبها ، فإن البحث في قائمة مهامك ومحاولة العثور على مهمة بسيطة ليس محفزًا للغاية. يصبح الجهد المطلوب لإيجاد مهمة سببًا للتسويف. بدلاً من ذلك ، إذا قمت بفصل المهام الصغيرة في قائمة منفصلة ، فيمكنك سحبها بسرعة واختيار وظيفة أو وظيفتين والبدء.

3. ضع خطة مصغرة لهذا اليوم

كتابة أهدافك يخلق سحر إنجاز الأشياء. بغض النظر عن مدى قرب التطبيقات من القلم والورق الحقيقيين ، لا يمكنك مقارنة اندفاع الدوبامين الذي تتلقاه عندما تكمل مهمة بشطبها من الورقة.

لا يمكن أن ينتج عن تطبيق قائمة المهام على هاتفك نفس الشعور.

عندما يكون لديك قائمة طويلة من المهام في قائمة المهام الخاصة بك ، فسوف تواجه شلل القرار أثناء اختيار المهمة. راجع كل صباح قائمة المهام الخاصة بك واختر 5-8 مهام مهمة للعمل عليها. اكتبها على مفكرة واتركها على طاولتك. تلك القائمة الصغيرة هي خطتك لهذا اليوم.

يساعدك التخطيط ليومك مبكرًا وكتابته على تبسيط تركيزك مثل النسر الذي وضع عينيه على الهدف.

بمجرد كتابة ما يجب التركيز عليه لهذا اليوم ، احتفظ بالمفكرة حولك مع فتح الصفحة. لا تترك دفتر الملاحظات مغلقًا أو بعيدًا عن الأنظار. كلما كانت المفكرة تقع ضمن خط الرؤية الخاص بك ، زادت تصميمك على إكمال المهام المدرجة. القائمة المكتوبة بمثابة تذكير في أي وقت.

على الرغم من أنني قمت بتكرار الأهداف كل يوم ، إلا أنني ما زلت أكتبها كل يوم. على سبيل المثال ، لقد حددت لنفسي هدفًا يوميًا يتمثل في كتابة 2000 كلمة. بعد أن أكمل كل مهمة ، أقوم بإضافة علامة التجزئة على المهمة للإشارة إلى أنني انتهيت. لقد وجدت نفسي أحقق أهدافي في كثير من الأحيان عندما أكتبها.

4. تقسيم المهام

يفضل الشيطان الكسول بداخلنا كتابة المهام في قائمة المهام بأقصر طريقة ممكنة. أنت تميل إلى كتابة مجموعة من المهام كمدخل واحد في القائمة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد بدء مدونة ، فإن إدراج المهمة على أنها “بدء مدونة” يعد فكرة سيئة.

لإعداد مدونتك ، عليك التفكير في اسم ، وشراء استضافة ، واختيار بعض السمات ، وإعداد موقع الويب. تدل كتابة مشروع كامل كمهمة واحدة على أنه سيبقى مفتوحًا لفترة طويلة. إلى جانب ذلك ، قد يخيفك حجم مثل هذه المهمة من اتخاذ الخطوة الأولى نفسها.

بدلًا من ذلك ، قسِّم مهمة كبيرة إلى مهام أصغر. بدلاً من تدوين المهمة على أنها “بدء مدونة” ، ضع قائمة بكل الخطوات الصغيرة كمهام فردية:

  • شراء المجال
  • شراء مساحة استضافة
  • قائمة مختصرة من الموضوعات المناسبة
  • فكر في 5 أفكار للمقالات
  • اكتب المقال الأول

بالتأكيد ، سيكون لديك المزيد من المهام في قائمتك ، لكنها لن تظل مفتوحة لفترة طويلة. أيضًا ، يمثل إكمال المهام الصغيرة الزخم المطلوب بشدة للحفاظ على تقدم المشروع.

5. تنظيف القوائم

ماذا ستفعل عندما يكون لديك أشياء كثيرة في قاعتك؟ بسيط ، تقوم بتنظيفه. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيصبح المنزل مزدحمًا ويصبح من الصعب إدارته. تتأكد أيضًا من ترتيب منزلك في كثير من الأحيان لأنه كلما طالت مدة تأجيل العمل ، زادت صعوبة ذلك.

وبالمثل ، تحتاج قوائم مهامك إلى تنظيف منتظم أيضًا. قد تنسى أحيانًا وضع علامة على إحدى المهام كمكتملة أو قد لا تحتاج إلى وجود عنصر ما.

يساعدك فحص جميع قوائمك ومهامك مرة واحدة في الأسبوع في الحفاظ على هيكل صحي وإحصاء. لن يستغرق الأمر 15 دقيقة ولكنه سيجعل حياتك أسهل كثيرًا. تتمثل إحدى أفضل ممارسات قائمة المهام في جعل الطول قصيرًا قدر الإمكان وتنظيف القوائم يجعل ذلك يحدث.

ضع في اعتبارك قائمة مهامك على أنها سيارة تحتاج إلى صيانة بين الحين والآخر. يحدد مدى جودة صيانته مدى سلاسة تشغيله.

الخاتمة

لا تجعلك قائمة المهام منتجًا في حد ذاتها. في كثير من الأحيان ، يمكن أن يجعل الأمور أسوأ. يمكن لبعض تقنيات قائمة المهام البسيطة والفعالة أن تحدث فرقًا كبيرًا بين إنجاز المهام وتأجيل العمل لليوم التالي.

عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية ، فإن الأشياء الصغيرة تخلق تأثيرًا أكبر من أي تقنيات معقدة. يمكن أن تساعدك قائمة المهام التي يتم التعامل معها جيدًا على تسهيل مهامك ، ويمكن أن يؤدي سوء التعامل مع قائمة المهام إلى جعلك تشعر بلا نوم.

أي واحد سوف تختار؟

اقرأ المزيد:

كيف تكون منتجًا: 10 نصائح ذهبية تجعلك أكثر إنتاجية

شارك المقالة
.......

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *