إدارة الوقت
إدارة الوقت

كيفية تحسين مهارات إدارة الوقت وتنظيم مساحة العمل المثالية

إن إنجاز العمل والوفاء بالمواعيد النهائية والإنتاجية بنسبة 100٪ من الوقت أمر صعب على الجميع. سيكون الأمر أكثر صعوبة إذا كنت تعاني من إدارة الوقت. لحسن الحظ ، هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تحسين مهاراتك في إدارة الوقت. تتراوح هذه التغييرات من تغييرات بسيطة في حياتك اليومية إلى إصلاحات كاملة في كيفية جدولة حياتك! تستكشف هذه المقالة العديد من تقنيات إدارة الوقت التي يمكنك استخدامها لإنجاز المهام بشكل أكثر كفاءة ، بما في ذلك وضع جدول يومي ، والتخلص من عوامل التشتيت ، وتنظيم مساحة العمل المثالية.

1. ضع أهدافًا أسبوعية واضحة وقابلة للقياس.

اكتب كل ما ترغب في تحقيقه.

راجع قائمتك وحدد أولويات ما يجب عليك فعله في هذا الأسبوع ، مثل مهمة ذات موعد نهائي وشيك. يساعد تحديد أهداف محددة على إبقائك متحفزًا وسيجعلك تشعر بإنجاز أكبر عندما تحقق كل ما تخطط للقيام به.

  • تحدى نفسك لإكمال أكثر مما تعتقد ، ولكن لا تبالغ. إذا كان لديك ورقة بحثية ضخمة من المقرر إجراؤها يوم الجمعة ، فربما لا يكون هذا هو الوقت المناسب لإضافة تنظيم منزلك بالكامل وكتابة رواية إلى قائمتك.
  • بدلاً من ذلك ، حاول تحديد أهداف إنهاء ورقة البحث وتنظيم خزانة ملابسك وكتابة عشر صفحات من روايتك.

2. قم بإنشاء جدول يومي لتنظيم المهام.

استخدم تقويمًا أو قطعة من الورق للجدولة.

حدد بالضبط كيف تريد استخدام وقتك كل يوم ، دون ترك أي شيء خارج جدولك الزمني. قم بتضمين مقدار الوقت الذي تريد أن تقضيه في كل مهمة. على سبيل المثال ، ابدأ جدولك بشيء مثل ، “7:30 صباحًا – 8:00 صباحًا: استيقظ وتناول وجبة الإفطار.” اتبع ذلك بأول مهمة رئيسية في يومك ، مثل “8:00 صباحًا – 8:30 صباحًا: الرد على رسائل البريد الإلكتروني.”

  • قد لا تتبع الجدول الزمني الخاص بك بالضبط ، حيث يمكن أن تفاجئك الحياة أحيانًا بالوقت الذي ستستغرقه المهمة. بغض النظر ، يعد الجدول بمثابة دليل رائع لإبقائك على المسار الصحيح للوصول إلى أهدافك الأسبوعية.

3. حدد أولويات المهام اليومية حسب الأهمية.

اختر المهمة الأصعب أو الأكثر إلحاحًا في اليوم للقيام بها أولاً.

لنفترض أن لديك قدرًا هائلاً من الواجبات المنزلية التي يتعين عليك القيام بها ، ولا تعرف من أين تبدأ. راجع تواريخ الاستحقاق لواجباتك وكذلك مستوى صعوبة كل منها ، وحدد الأولويات وفقًا لذلك. الحصول على مهمة صعبة تستغرق وقتًا طويلاً بعيدًا عن الطريق أولاً سيجعلك تشعر بالإنجاز والاستعداد للتعامل مع بقية قائمة مهامك!

  • على سبيل المثال ، إذا كان لديك مهمة رياضية ضخمة مستحقة غدًا وبعض أوراق عمل المفردات السريعة المستحقة في نهاية الأسبوع ، فابدأ بواجب الرياضيات المنزلي.

4. ركز على مهمة واحدة في كل مرة.

من الصعب إنجاز الأشياء عندما تفعل أشياء كثيرة في وقت واحد.

عندما تقوم بشطب الأشياء من قائمة المهام الخاصة بك ، حافظ على تركيز عقلك على المهمة التي تقوم بها. تخلص من الأفكار المتعلقة بمسؤولياتك الأخرى ، وتجنب الذهاب ذهابًا وإيابًا بين الواجبات غير ذات الصلة. من الأفضل بكثير معالجة مسؤولية واحدة في كل مرة.

  • على سبيل المثال ، بدلاً من الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية في نفس الوقت ، قم بالرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إجراء مكالماتك الهاتفية.
  • يعد التبديل بين المهام ذهابًا وإيابًا مزيدًا من العمل لعقلك ويبطئ العملية.

5. قلل من المشتتات والمقاطعات.

امنح كل مهمة انتباهك الكامل.

قم بإيقاف تشغيل أي عوامل تشتيت للانتباه مثل إشعارات البريد الإلكتروني والهاتف ووسائل التواصل الاجتماعي. يجب عليك أيضًا التخلص من الضوضاء ، مثل التليفزيون أو الراديو القريب منك. خصص وقتًا لا تريد فيه إزعاجك ولا تعالج أي مقاطعات ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية.

  • على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط للكتابة لمدة 45 دقيقة ، فلا ترد على هاتفك أو ترد على أي رسائل بريد إلكتروني خلال هذا الوقت. بمجرد مرور 45 دقيقة ، يمكنك التحقق من بريدك الإلكتروني.
  • وسائل التواصل الاجتماعي هي مصدر إلهاء كبير. قم بجدولة وقت وسائل التواصل الاجتماعي على مدار اليوم وابتعد عنها ما لم يكن ذلك خلال فترة زمنية محددة.

6. خذ فترات راحة قصيرة حتى لا تحترق.

لا يمكنك العمل أو أن تكون منتجًا على مدار 24 ساعة في اليوم. حدد فترات راحة على مدار اليوم لمنح نفسك بعض الوقت للراحة والاسترخاء. يسمح لك الاستراحة بإعادة الشحن والعودة إلى مهمة بمنظور جديد. حاول أن تفعل شيئًا في استراحة لا علاقة له تمامًا بمهمتك ، مثل رسم صورة أو العزف على الجيتار أو لعب لعبة الشطرنج على هاتفك! يمكنك أيضًا التفكير في:

  • الاتصال بصديق
  • اتمشى
  • التأمل أو القيام ببعض تمارين الإطالة

7. تفويض المهام التي يمكن للآخرين التعامل معها نيابة عنك.

ليس عليك أن تفعل كل شيء بنفسك!

يمنحك السماح لشخص آخر بالاعتناء بشيء ما فرصة لتكريس نفسك لمهامك الأخرى مع الاستمرار في إنجاز كل شيء. تأكد من تفويض شخص موثوق به وجدير بالثقة! لا داعي للقلق بشأن ما إذا كان الشخص سينجزها بالفعل.

  • تذكر أن التفويض هو علامة على القوة والذكاء وليس الضعف. على الجميع أن يطلب المساعدة في بعض الأحيان!

8. تتبع وقتك مع مجلة أو تطبيق.

احمل دفتر ملاحظات واكتب كل ما تفعله وإلى متى. أو بدلاً من ذلك ، قم بتنزيل تطبيق تتبع الوقت المجاني ، مثل Due Time Tracking ، أو Calendar ، أو TopTracker لمراقبة كيفية قضاء كل دقيقة. تأكد من أنك صادق. في نهاية اليوم ، راجع كيف قضيت وقتك. افعل هذا كل يوم لمدة أسبوع للحصول على صورة جيدة للطريقة التي تقضي بها يومك عادة. في نهاية الأسبوع ، ضع في اعتبارك إجراء تغييرات إذا وجدت أنك قضيت الكثير من الدقائق (أو حتى ساعات) في التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي أو تصفح الويب.

  • من الأفضل تتبع وقتك لبضعة أيام متتالية لإلقاء نظرة صادقة على جدولك الزمني. في بعض الأيام قد تحضر عشاء عيد ميلاد أو موعدًا مع الطبيب ، وهي ليست مهام يومية ويمكن أن تلغي جدولك الزمني.

9. راجع قائمة المهام الخاصة بك في نهاية كل يوم.

قم بتدوين ما أكملته وكذلك ما لا يزال يتعين عليك إنجازه. اشطب المهام التي أنهيتها وقم بعمل قائمة مهام جديدة لليوم التالي ، بدءًا بما لم تنجزه. يساعدك تخصيص الوقت لهذه الخطوة الإضافية كل ليلة على الاحتفال بما حققته مع مراعاة أهدافك لليوم التالي. يمكن أن يساعدك أيضًا في الحصول على فكرة أفضل عن المهام التي تستغرق معظم الوقت. استخدم هذه المعلومات لإعادة تقييم مقدار الوقت الذي يجب أن تمنحه لنفسك لإكمال مهام معينة.

  • لا بأس تمامًا أن تجد أنك لم تنجز جميع مهامك! تذكر أن غدًا يوم جديد. استمر في دفع نفسك لتحقيق أهدافك!

10. حفز نفسك بالمكافآت.

في بداية المهمة ، وعد نفسك بمكافأة في نهايتها.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك مهمة كتابية تحتاج إلى إكمالها ولكنك لست في حالة مزاجية للقيام بها ، اسمح لنفسك بالسير لمدة 20 دقيقة إلى حديقة قريبة بمجرد الانتهاء من المهمة!

  • تأكد من أن مكافأتك شيء تستمتع به حقًا.
  • يجب ألا تتسبب مكافأتك أبدًا في انتكاسة أو تخرجك عن المسار الصحيح. على سبيل المثال ، قد لا يكون الذهاب إلى السينما أو أخذ بقية اليوم إجازة بعد إكمال مهمة مدتها 30 دقيقة فكرة جيدة.

11. قل لا للمشاريع الإضافية إذا كان صحنك ممتلئًا.

من السهل أن تتحمل أكثر مما تستطيع.

كن واقعيًا عند الموافقة على مسؤوليات جديدة ، مع وضع ما عليك القيام به بالفعل في الاعتبار. على سبيل المثال ، إذا كان جدولك محجوزًا بالكامل بالفصول الدراسية وممارسة كرة القدم خلال الأسبوع الدراسي ، فقد لا يكون هذا هو أفضل وقت للانضمام إلى نادٍ آخر.

  • تعلم أن تقول “لا”. إذا كنت لا تستطيع أن تقول لا ، فكن صريحًا بشأن قيود الوقت. على سبيل المثال ، إذا طلب منك شخص ما إنجاز شيء ما بحلول نهاية اليوم ، فقد تقول ، “أنا مرهق قليلاً ، أليس كذلك؟ الآن ، ولكن يمكنني الحصول عليها بنهاية الغد “.
  • يمكن أن يؤدي الإفراط في الجدولة أيضًا إلى الإجهاد. عندما تكون متوترًا ، تصبح أقل إنتاجية.

12. استفد من وقت فراغك

ضع قائمة سريعة عندما يكون لديك وقت إضافي.

على سبيل المثال ، حاول استخدام رحلة الحافلة إلى العمل أو المدرسة للقيام ببعض التخطيط الإضافي. هذا مفيد بشكل خاص إذا وجدت نفسك مضغوطًا بشكل خاص بشأن مسؤولياتك أثناء وقت فراغك!

  • لا تكرس كل وقت فراغك للتخطيط والتنظيم. قد يصبح هذا مرهقًا ويضر أكثر مما ينفع. ما زلت بحاجة لبعض الوقت للاسترخاء!
  • إذا كان لديك 10 دقائق من التوقف ، ابدأ بتخصيص 2 أو 3 دقائق للتنظيم.

13. نظّم مساحة عملك لتحسين الإنتاجية.

قم بتفكيك مكتبك أو ابحث عن مكان هادئ وهادئ في منزلك.

إذا كان مكتبك ممتلئًا بالأوراق والمظاريف والأقلام والقمامة ، فسيكون أي شخص متوترًا أو مشتتًا قليلاً! رتب مساحة العمل الخاصة بك بحيث تتخلص من أي عوامل تشتيت محتملة. تخلص من أي قمامة ، وانفض الغبار عن الكمبيوتر المحمول والمكتب ، وحاول تنظيم أوراقك في مجلد أو ملف.

  • ومع ذلك ، لا يتعين عليك التخلص من كل اللمسات الشخصية! أضف بعض الصور لإلقاء نظرة عليها عندما تبحث عن هزة من السعادة ، أو ضع في اعتبارك حامل قلم لطيف أو نبات مكتبي لإضفاء بعض الإثارة على مساحتك.

اقرأ المزيد:

كيفية جدولة ساعات الدراسة الخاصة بك في التعلم عن بعد

شارك المقالة
.......

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *