كيفية تحسين إنتاجية عملك

كيفية تحسين إنتاجية عملك

إذا كنت موظفًا ، فإن زيادة الإنتاجية يمكن أن تكون بمثابة المفتاح للحصول الترقية. إذا كنت رائدًا في مجال الأعمال ، فإن زيادة إنتاجية شركتك يمكن أن يحسن أرباحك ويساعدك على تجاوز الكساد الاقتصادي في كلتا الحالتين ، يجب أن تسعى باستمرار إلى تحسين إنتاجية عملك.

يمكن لقادة الأعمال اتخاذ خطوات لخلق بيئة تحفز الموظفين وتمنحهم الأدوات اللازمة للنجاح ، بما في ذلك توفير اأجهزة التكنولوجية التي تزيد من مرونة العمال وتقضي على الوقت الضائع.

 

 

طرق تحسين إنتاجية عملك

الطريقة الأولى: خطط من أجل زيادة إنتاجية عملك

  1. ابدأ بنفسك

إذا كنت ترغب في زيادة إنتاجية عملك ، فلا يوجد مكان أفضل للبدء منه من تحسين إنتاجية عملك بنفسك. أن تجعل نفسك أكثر إنتاجية ليس بمثابة دفعة لشركتك فحسب ، بل سيعلمك أيضًا التقنيات التي يمكنك نقلها إلى موظفيك.

حدد مواعيد نهائية لإنجاز المهام المطلوبة وأخبر الموظفين عنها. يوفر تحديد موعد نهائي مفروض ذاتيًا الدافع للعمل بجدية أكبر. ولكن إبقاء المهام أو المشاريع لوقت مفتوح ، يمكن أن يقلل من إنتاجية عملك. سيسير الأمر بشكل أفضل إذا أبلغت الآخرين بالموعد النهائي الذي حددته بنفسك ، لأن هذا سيجعلك أكثر عرضة للمساءلة عن الالتزام به.

 

  1. خذ فترات راحة بشكل منتظم

تظهر الأبحاث أن العمل على فترات والاستراحة لفترات أخرى يمكن أن يؤدي إلى تحسين إنتاجية عملك. فبعد 90 دقيقة مثلاً ، تبدأ الإنتاجية في الانخفاض. لزيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى ، اعمل على أربع إلى خمس جلسات مدتها 90 دقيقة ، مع فترات راحة بين الفواصل.

نصيحة الخبراء: قلل من عوامل التشتيت أثناء العمل على قائمة المهام الخاصة بك – قم بإيقاف تشغيل هاتفك ، وأغلق نوافذ المتصفح ، وابحث عن مساحة هادئة للتركيز العميق.

اعمل على فترات. تشير الدراسات إلى أن أخذ فترات راحة قصيرة ومنتظمة يساعد في الحفاظ على التركيز ومنع تدهور الأداء. حتى ولو لفترة وجيزة لتحويل انتباهك إلى مهمة أخرى لمدة دقيقة أو دقيقتين بضع مرات في الساعة يمكن أن يساعد في الحفاظ على التركيز على المدى الطويل.

أخذ قسط من الراحة لممارسة الرياضة مرة واحدة يوميًا. حتى لو كان هذا يعني فقط المشي السريع أو القيام برحلتين صعودًا ونزولاً على الدرج سيعزز إنتاجيتك بشكل أكبر.

 

  1. اتبع قاعدة الدقيقتين

إذا ظهرت مهمة لك يمكنك إكمالها في دقيقتين أو أقل ، فقم بها على الفور. سيستغرق الأمر وقتًا أقل من العودة إليه لاحقًا، وسيوفر استراحة قصيرة تجعلك أكثر تركيزًا عند العودة إلى المهمة التي تقوم بها.

الالتزام بكتابة مسودات متعددة لكل شيء. كل منتج عملك وليس فقط الكتابة، يجب أن يتم في “مسودات” متعددة بدلاً من إضاعة الوقت في البحث عنها لاحقاً. ستجد أنه يمكنك إكمال المشاريع بسرعة أكبر إذا قمت بتنفيذها في أربع أو خمس “مسودات” مما لو حاولت إنجازها بالشكل الصحيح في المرة الأولى.

 

  1. حدد وقتًا لمتابعة رسائل بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل

يبدو التحقق من البريد الإلكتروني وكأنه عمل ، إلا أنه أسهل كثيرًا من الكثير من الأعمال الأخرى. لدرجة أن العديد من الأشخاص يتحققون منه 10 مرات أو أكثر في الساعة. هذا يضيع الوقت. بدلًا من ذلك ، حاول التحقق من بريدك الإلكتروني ثلاث مرات يوميًا، عند وصولك وبعد الغداء وقبل المغادرة.

لا تستخدم المجلدات. قد يبدو الأمر منظمًا ، لكن اتضح أن حفظ رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات هو في الواقع طريقة أقل فاعلية للعثور عليها عندما تحتاج إليها من مجرد تركها في صندوق الوارد الخاص بك وتذكرها عندما تلقيتها.

في المتوسط ​​، 50٪ من الرسائل في البريد الإلكتروني هم بريد غير هام. يستغرق حذف هذا البريد الإلكتروني بضع ثوانٍ فقط ، ولكن على مدار العام ، يمكن أن تصل تلك الثواني إلى ساعات.

 

  1. التزم بالتحسين

لزيادة و تحسين إنتاجية عملك باستمرار ، يجب عليك الالتزام بعملية تحسين مستمرة. تتكون هذه العملية من أربعة أجزاء:

حدد خط البداية. إذا كنت تنتج منتجات موجهة نحو الخدمة ، فما هو إجمالي إيراداتك لكل ساعة عمل؟ ما هي الخدمات الأساسية التي تقدمها ، وكم من الوقت تستغرق عادة؟ إذا كنت تقوم بالتصنيع ، فكم من الوقت يستغرق عادةً لإنتاج منتجك؟

تحديد مجالات التحسين. ربما تريد أن تكون قادرًا على تولي المزيد من منتجات العمل دون تعيين موظفين. ربما تريد تقليل عدد المنتجات المعيبة التي تتطلب إعادة صياغة.

إنشاء عملية التغيير ومقاييس النجاح. قد تستغرق هذه العملية شهورًا أو حتى سنوات. ستحتاج إلى اختبار عمليات جديدة لمعرفة ما إذا كانت تعمل على تحسين المقاييس المعمول بها.

اعتماد وتدريب. إذا نجحت إحدى العمليات ، فستحتاج إلى تدريب المديرين أولاً ، ومن خلالهم تدريب موظفيك على تنفيذها.

 

الطريقة الثانية: تحسين إنتاجية عمل الموظفين

  1. طبق نفس تقنيات زيادة الإنتاجية التي تستخدمها

بمجرد أن تتعلم كيفية زيادة إنتاجية عملك ، يمكنك أن تأخذ ما يناسبك وتطبقه ، إن أمكن ، على العاملين لديك.

شجعهم على اخذ استراحات. قد لا ينجح إخبار موظفيك بأخذ فترات راحة ، لذا قم بها انت: احتفل بأعياد الميلاد ، وقم بالتخطيط لأنشطة جماعية أسبوعية ، ونظم غداء جماعي.

حدد المواعيد النهائية لانجاز المهام و المشاريع. حتى بالنسبة للمشاريع طويلة الأجل أو ذات النهايات المفتوحة للغاية ، سيعمل موظفوك بمزيد من الحافز إذا قمت بإنشاء أهداف ومواعيد نهائية للوصول اليها على طول الطريق.

قم بانشاء صالة للألعاب الرياضية. يمكن أن يؤدي وجود صالة ألعاب رياضية في المكتب أو منح الموظفين عضوية تلقائية إلى صالة ألعاب رياضية قريبة إلى زيادة التمارين والإنتاجية.

 

  1. السماح بالعمل عن بعد

لا يهم أين ومتى يتم العمل ، طالما يتم إنجازه. يُظهر البحث الذي أجرته مؤسسة غالوب أن الموظفين الذين يعملون عن بُعد وساعات مرنة. لجزء من الوقت يكونون أكثر تفاعلًا ويعملون لساعات أطول في الواقع. امنح موظفيك المرونة لأداء عملهم متى وأين يعملون بشكل أفضل.

 

  1. أظهر التقدير لموظفيك

يكون العمال الذين يشعرون بالتقدير أكثر تحفيزًا وإنتاجية. مدح الموظفين علنًا أثناء الاجتماعات. امنح جوائز فورية. قدر الموظفين وعملهم في منشورات الشركة. إذا قام الموظف بعمل إضافي في مشروع ، فامدحه على ذلك. إذا فشلت في مكافأة العمل الشاق ، فلن يعمل موظفوك بشكل جيد.

 

  1. اتباع ثقافة المساءلة

إذا تم منح العمال عملهم وعرفوا أنهم سيتلقون أسئلة عن عملهم ، فسيعملون بمزيد من الدقة. تعني المساءلة أيضًا إعطاء العمال إهتمامًا خاصًا لاتجاه الشركة وكيف يساهم عملهم في قيادة الشركة في هذا الاتجاه. إذا شعروا أن عملهم مهم ، فبدلاً من كونهم مجرد تروس في آلة ضخمة ، فإنهم سيعملون بجد أكبر.

يعد تقديم حوافز اقتصادية مرتبطة بأهداف واضحة طريقة رائعة لزيادة التزام الموظفين وبالتالي زياة إنتاجية عملك.

 

  1. شكّل فرق عمل

يمكن أن يؤدي العمل في فرق إلى تحسين إنتاجية العمل من خلال السماح بالاستماع الى عدة وجهات نظر. كما أنه يجعل العمال أكثر وعيًا ، لأنهم لا يريدون خذلان الفريق أو الظهور بمظهر أقل كفاءة من زملانهم. أخيرًا ، يمنع العزلة التي يمكن أن تترك العمال يشعرون بالملل وعدم الأهمية.

وامنح موظفيك عملاً متنوعًا. في حين أن معظم العمل الذي يقوم به كل موظف سيكون في مجال خبرته ، فإن القيام بنفس الشيء مرارًا وتكرارًا يمكن أن يؤدي إلى الإرهاق.

يمكن أن يؤدي تنوع نوع العمل وبيئة العمل – أي فرد مقابل مجموعة – إلى إبقاء الموظفين نشيطين. بالإضافة إلى توسيع مهارات القوى العاملة ومنحهم رؤية أكثر شمولية عن الشركة.

 

  1. استثمر في التدريب

سيستفيد جميع موظفيك من التدريب ، لأنه يجعلهم موظفين أكثر قيمة ويخلق إحساسًا بالانتماء للشركة ، مما يؤدي إلى عمل أكثر دقة. وعليك إيلاء اهتمام خاص للمشرفين والمديرين المتوسطين الذين يتقدمون في أدوار قيادية.

فهم المفتاح لنقل رؤية الإدارة العليا وتنظيم العمل بطريقة فعالة ، لذا فإن التدريب الإداري الإضافي لهذه الوظائف سيقطع شوطًا طويلاً نحو تحسين إنتاجية عملك في الشركة.

 

الطريقة الثالثة: توظيف التكنولوجيا

  1. شراء أجهزة الكترونية

شراء أجهزة الكترونية تعمل بدقة و بأقل وقت وجهد. الهدف من التكنولوجيا هو زيادة الكفاءة وتوفير الوقت. لذلك إذا تطلب الأمر فريقًا صغيرًا من الموظفين بدوام كامل للحفاظ على التكنولوجيا الخاصة بك ، أو كان موظفوك يواجهون مشكلات باستمرار ، فهذا ليس جيدا من أجلك.

اختر الحلول التي تستغرق أقل وقت وجهد في الإعداد والصيانة. قم بتوفير أجهزة الكمبيوتر التي يحتاجونها العاملين. قد توفر أجهزة الكمبيوتر القديمة المال ، ولكن الثواني التي تقضيها كل يوم في التمهيد أو الانتظار يمكن أن تقلل من قوة العمل لديك.

لا يوفر الاستثمار في أجهزة الكمبيوتر الجديدة الوقت فحسب ، بل يُظهر لموظفيك أنك تهتم بمنحهم أفضل الأدوات المتاحة. سوف يكافئونك بإعطائك أفضل أعمالهم.

 

  1. وفر التكنولوجيا التي يحتاجها موظفينك للعمل أينما كانوا

تبين أن العمال الذين يقومون ببعض أعمالهم عن بعد أكثر إنتاجية. طريقة أخرى رائعة لزيادة الإنتاجية هي العمل خلال وقت “المكافأة” مثل التنقل أو أثناء انتظار المواعيد. للاستفادة من هذا النوع من العمل ، يحتاج موظفوك إلى التكنولوجيا المناسبة.

أجهزة الكمبيوتر المحمولة هي الوسيلة للسماح للموظفين بالعمل عن بُعد ، ولكن فقط إذا كانت متزامنة مع أجهزة الكمبيوتر والبرامج المكتبية.

الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية تسمح للعاملين بفحص بريدهم الإلكتروني وتعديل المستندات أثناء التنقل. و تؤدي إلى تسهيل مشاركة العمل والوصول إليه من أي مكان.

هناك برامج تتم مزامنتها عبر أجهزة متعددة. يجب أن يكون كل ما هو موجود على سطح المكتب لعملك متاحًا على أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية أيضًا. هذا يخلق قوة عاملة متصلة ومرنة.

 

  1. استخدم برامج تتبع المهام

فكر في كل الوقت الذي يقضيه موظفوك في التحقق مع بعضهم البعض للتأكد من إكمال المهام ، أو مناقشة تقدمهم في الاجتماعات.

تسمح برامج تتبع المهام الافتراضية مثل Flow و HiTask و Producteev و Asana لأعضاء الفريق بتحديث تقدمهم في المشروع على الفور حتى يتمكن أعضاء الفريق الآخرون من الوصول إلى المعلومات من أي مكان. هذا يسمح بعقد اجتماعات أقصر ، ورسائل إلكترونية ، وبالتالي كفاءة أكبر.

استثمر في برامج متعددة لمهام محددة ، بدلاً من محاولة القيام بالمزيد باستخدام برنامج واحد. تعد البرامج المصممة لوظائف محددة ، مثل إدارة علاقات العملاء على سبيل المثال ، أكثر قوة وأسهل في الاستخدام لهذه المهام من البرامج الأكثر عمومية مثل إكسل. ويمكنك تحسين إنتاجية عملك عن طريق شراء برامج خاصة بمهام معينة.

شارك المقالة
.......

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *