سبع خطوات لتخطيط مشروع ناجح
سبع خطوات لتخطيط مشروع ناجح

سبع خطوات لتخطيط مشروع ناجح

مؤخرًا ، كنت جزءًا من العديد من فرق المشروع. دفعتني بعض هذه التجارب إلى الجلوس وتحليل عملية تخطيط المشروع لفهم كيف يمكن تحسين تخطيط إدارة المشروع وتنفيذها.

لماذا تنتهي المشاريع التي يديرها الموهوبون بالتأخير أو عدم اكتمالها؟ لماذا تشعر فرق المشروع أحيانًا أنهم يطلقون النار على هدف متحرك؟ أجد أن الافتقار إلى التخطيط السليم أو الفشل في إنشاء نهج منظم يمكن أن يكون قاتلاً للمشاريع.

ما هو تخطيط المشروع؟

تخطيط المشروع هو عملية تحديد أهدافك ونطاقك ، وأهدافك ومعالمك (النتائج) ، وتعيين المهام وموارد الميزانية لكل خطوة. يمكن مشاركة الخطة الجيدة بسهولة مع جميع المعنيين ، وتكون أكثر فائدة عند إعادة النظر فيها بانتظام. يعد وضع الخطوط العريضة للخطة وعدم مناقشتها أبدًا مع فريقك مرة أخرى وصفة جيدة لإهدار الوقت والجهد.

يمكنك القيام بتخطيط مشروعك في مستند Google بسيط ، أو يمكنك استخدام برنامج إدارة المشاريع. تكمن فائدة استخدام برنامج إدارة المشاريع في قدرتك على تخزين جميع المستندات والتسليمات في مكان واحد ، ويمكنك تجنب فقدان المناقشات والقرارات المهمة في البريد الإلكتروني أو Slack void. باستخدام أداة مثل Basecamp ، على سبيل المثال ، من السهل تتبع التقدم وتتبع المحادثات والعناصر التي تتطلب التعاون مع عدد قليل من الأشخاص المختلفين.

إذا كنت تفكر في إدارة المشروع كرائد أعمال أو ضمن شركة ناشئة سريعة الخطى ، فقد يبدو أن الأمر كله يستغرق وقتًا طويلاً في البداية. ولكن ، في الواقع ، ستوفر الكثير من الوقت والموارد إذا قمت بتوثيق خطة مشروعك منذ البداية واستخدمتها كخريطة طريق لإبقائك أنت وفريقك على المسار الصحيح.

فيما يلي سبعة مفاتيح لتخطيط مشروع ناجح لمساعدتك على البدء.

1. فكر في خطتك على أنها خارطة طريق لأصحاب المصلحة

يحتاج كل مشروع إلى خارطة طريق ذات أهداف محددة بوضوح لا ينبغي أن تتغير بعد اكتمال المرحلة الأولى من المشروع. يجب تسمية جميع أصحاب المصلحة المستفيدين من النتيجة أو المشاركين في تنفيذ المشروع وتوضيح احتياجاتهم أثناء عملية التخطيط الأولي للمشروع.

قد يشمل أصحاب المصلحة هؤلاء:

  • مدير المشروع أو الشخص المسؤول النهائي عن الإنجاز
  • “العميل” الذي يتلقى التسليمات – يمكن أن يكون شخصًا في فريقك (داخليًا) أو عميلًا يدفع بالفعل.
  • الفريق أو الأشخاص المسؤولون عن أي تكتيك يكون جزءًا من الخطة.
  • لا تفترض أنك تفهم تلقائيًا احتياجات وأهداف كل صاحب مصلحة. قبل الشروع في توثيق خطة مشروعك ، تحدث معهم للتأكد من أنك تفهم حقًا المشروع وقدرات وموارد كل فرد في الفريق.

2. قسّم المشروع إلى قائمة التسليمات

ضع قائمة بجميع المخرجات. يجب أن تقسم هذه القائمة المشروع الأكبر إلى مهام أصغر يمكن تعيينها لأعضاء فريق معينين ، ويجب عليك تضمين المواعيد النهائية المقدرة المرتبطة بكل تسليم أو مهمة.

تأكد من أنك تفهم وتوثق عملية الموافقة لكل منتج. إذا كان مشروعك لعميل خارجي ، فتأكد من أنك واضح بشأن عملية الموافقة الداخلية الخاصة به ، حتى لا تتفاجأ بالتأخير أو تبطئ من الخوض في الآراء المتنافسة.

3. تحدث إلى فريقك

حدد بالاسم جميع الأفراد و / أو المنظمات المشاركة في كل نتيجة أو مهمة ، ووصف مسؤولياتهم بالتفصيل. خلاف ذلك ، يمكن أن يؤدي سوء التواصل إلى تأخيرات ومواقف قد يضطر فيها أعضاء الفريق إلى إعادة عملهم.

اعقد اجتماعًا أوليًا للتحدث مع فريقك حول خطتك المقصودة للهجوم. اطلب منهم مساعدتك في التفكير في أفضل طريقة لإنجاز العمل. لن يساعدك هذا على أن تكون أكثر كفاءة فحسب ، بل سيساعدك أيضًا في الحصول على دعمهم لأنهم سيشعرون بمزيد من الملكية أثناء العملية. يمكن أن يكون استخدام أداة إدارة المشاريع مثل Basecamp مفيدًا في إبقاء الجميع على المسار الصحيح وتخزين المستندات والمحادثات كلها في مكان واحد.

إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني للتواصل حول المشاريع ، ففكر في استخدام حل البريد الإلكتروني الوارد للفريق والذي سيسمح لك بتعيين رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى اهتمام متعلق بالمشروع لأعضاء الفريق حسب الاقتضاء ، بدلاً من إعادة توجيه سلاسل المحادثات الضخمة إلى ما لا نهاية. وهي من ضمن عوامل تخطيط المشروع.

4. تحديد المخاطر

حدد المخاطر التي ينطوي عليها مشروعك. فكر فيما ستفعله إذا استغرق شيء ما وقتًا أطول بكثير مما كان متوقعًا ، أو إذا انتهى الأمر بالتكاليف أكثر بكثير مما توقعته في البداية.

لست مضطرًا إلى تحديد مسار عمل محدد لكل نتيجة سلبية محتملة ، ولكن يجب أن تقضي بعض الوقت مع فريقك في التفكير فيما قد يحدث خطأ. بعد ذلك ، يمكنك أن تفعل كل ما في وسعك للتخفيف من هذه المخاطر من البداية ، بدلاً من أن تفاجأ لاحقًا. يمكن أن يكون لعوامل الخطر بعض التأثير على كيفية ميزانيتك.

5. إنشاء ميزانية

يجب أن تكون معلومات حول تكلفة المشروع والميزانية المقدرة مرفقة بقائمة المعالم والتسليمات. قاوم الرغبة في تخصيص مبالغ كبيرة بالدولار للمشاريع الكبيرة دون تحديد الكيفية التي يُعتزم إنفاق الأموال بها. سيساعد هذا فريقك على فهم الموارد التي يتعين عليهم العمل معها لإنجاز المهمة. عند تحديد ميزانيتك الأولية ، قد تكون هذه الأرقام نطاقات وليست أرقام مطلقة.

بالنسبة لعناصر معينة ، قد تحتاج إلى الحصول على عروض أسعار من عدة بائعين مختلفين. قد يكون من المفيد توثيق نطاق المشروع المتفق عليه بإيجاز في وثائق ميزانيتك ، في حال انتهى بك الأمر إلى إجراء تغييرات على المشروع الأكبر بناءً على قيود الميزانية ، أو إذا لم يقدم البائع ما كنت تتوقعه بالضبط. وهي من ضمن عوامل تخطيط المشروع.

6. أضف المعالم

استخدم قائمة التسليمات الخاصة بك كإطار عمل لإضافة المعالم والمهام التي ستحتاج إلى إكمال لتحقيق الهدف الأكبر. ضع مواعيد نهائية معقولة ، مع مراعاة إنتاجية أعضاء فريق المشروع وتوافرهم وكفاءتهم.

فكر في المعالم الخاصة بك في إطار عمل SMART. يجب أن تكون أهدافك:

  • محدد: واضح ومختصر ومكتوب بلغة يمكن لأي شخص فهمها.
  • قابلة للقياس: استخدم الأرقام أو اللغة الكمية عند الاقتضاء. تجنب الأوصاف الغامضة التي تترك النجاح للتفسير الشخصي والذاتي.
  • مقبول: احصل على تأييد من أصحاب المصلحة لأهدافك ومعالمك وإنجازاتك.
  • واقعية: الأهداف الممتدة شيء واحد ، لكن لا تضع أهدافًا يستحيل تحقيقها. إنه أمر محبط لفريقك ولأصحاب المصلحة لديك ، وقد يؤخر مشروعك في النهاية لأن تحقيق المستحيل عادة ما يكلف أكثر ويستغرق وقتًا أطول.
    استنادًا إلى الوقت: حدد مواعيد نهائية محددة. إذا كان عليك تغيير المواعيد النهائية المرتبطة بمعالمك ، فقم بتوثيق متى ولماذا قمت بإجراء التغيير. تجنب التغييرات السرية – أو قم بتعديل المواعيد النهائية دون إخطار فريقك وأصحاب المصلحة المعنيين.

7. تعيين إرشادات الإبلاغ عن التقدم

يمكن أن تكون هذه التقارير شهرية أو أسبوعية أو يومية. من الناحية المثالية ، يجب إعداد مساحة عمل تعاونية لمشروعك عبر الإنترنت أو دون اتصال بالإنترنت حيث يمكن لجميع الأطراف مراقبة التقدم. تأكد من أن لديك خطة اتصال – وثق عدد المرات التي ستطلع فيها أصحاب المصلحة على التقدم وكيف ستشارك المعلومات – مثل الاجتماع الأسبوعي أو البريد الإلكتروني اليومي.

استخدم إطار العمل الذي قمت بإعداده عندما حددت معالمك لتوجيه تقاريرك. حاول ألا تعيد إنشاء أي عجلات أو تضيع الوقت في إنشاء تقارير جديدة في كل مرة تحتاج فيها إلى إيصال التقدم. ضع في اعتبارك أن استخدام برنامج إدارة مشروع مثل Basecamp يمكن أن يبقي أصحاب المصلحة في الحلقة دون ازدحام صندوق الوارد الخاص بك ، أو فقدان المحادثات في محادثات Slack الطويلة.

يكمن سر التخطيط الفعال للمشروع وإدارته في البقاء منظمًا والتواصل بشكل جيد مع فريقك وأصحاب المصلحة. سواء قررت استخدام برنامج إدارة المشروع أم لا ، فكر في مكان وكيفية تخزين جميع المواد والموارد المتعلقة بمشروعك – احتفظ بكل شيء في مكان واحد إذا استطعت.

وهناك 5 نصائح للمشاريع الناجحة:

1. اعرف وافهم الغرض من مشروعك

هذه النصيحة الأولى تبدو بسيطة. ومع ذلك ، في كثير من الأحيان ذهبت إلى المنظمات أو تحدثت مع مديري المشاريع وسألتهم ، “لماذا تقوم بهذا المشروع؟” هناك إجابة متوقعة – “لأن فلان أخبرني أيضًا.” تعد القدرة على فهم سبب أهمية مشروعك في مهمة مؤسستك ومدى ملاءمته للخطة الإستراتيجية الشاملة عنصرًا أساسيًا لنجاحها. تعد القدرة على ربط نجاح مشروعك بجميع الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية طريقة سهلة لزيادة تكريس أعضاء الفريق والروح المعنوية والشعور بالأهمية. أيضًا ، يُظهر فهم الغرض من المشروع أو سماع كيفية ارتباطه بالخطة الإستراتيجية شراء المستوى التنفيذي للمشروع. علاوة على ذلك ، إذا حصل فريق المشروع على دعم متسق على مستوى رفيع ، فمن المرجح أن يكون لديه الموارد الكافية التي يحتاجونها لإكمال المشروع وبالتالي إكمال المبادرة بنجاح

2. حافظ على فهم واضح للواقع عند تخطيط المشروع

في كثير من الأحيان ، تأخذ المنظمات مشاريع كبرى تثير حماسة وقلق جميع أصحاب المصلحة. على سبيل المثال ، بناء ملعب كرة بيسبول جديد أو فتح مكتب دولي في لندن. في مثل هذه المواقف ، من السهل جدًا السماح لكل الإثارة والعواطف بالحكم على الحكم ، وبالتالي يصعب الحصول على توقعات واضحة وواقعية للميزانية أو الجدول الزمني أو النطاق.

3. تأكد من تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح

ينجح فريق كرة القدم فقط عندما ينجح كل عضو في الملعب في مسؤولياته واستراتيجياته المحددة ، وكذلك في إدارة المشروع. يلعب كل صاحب مصلحة دورًا محددًا ودورًا رئيسيًا في الإدارة العامة للمشروع. يعد تحديد دور كل عضو ومسؤوليته من أولى خطوات النجاح.

4. استفد بالكامل من هيكل تنظيم العمل (WBS)

يمثل هيكل تقسيم العمل العرض الهرمي للمشروع ، ويوضح بالتفصيل المخرجات الرئيسية التي يجب إكمالها بتنسيق زمني وسهل العرض. [تلميح: قم بإنشاء WBS الخاص بك مع نشر الملاحظات على لوح ورقي أو السبورة البيضاء للتبديل بسهولة حول المخرجات وإنشاء التدفق المثالي لمشروعك.] ومع ذلك ، لا تحصل معظم فرق المشروع على القيمة الإجمالية من WBS الخاصة بهم. لا يتم استخدامه فقط لاستكمال التقديرات في الجدول الزمني للمشروع ومدته ولكنه أداة رائعة للمساعدة في تقدير تكلفة المشروع وعملية الميزانية. نظرًا لأن المشروع مقسم إلى أجزاء أصغر ، فمن الأكثر دقة وأسهل إعداد الميزانية عن طريق التسليم ثم إضافة هذه التقديرات للحصول على اقتراح ميزانية مشروع أكثر دقة.

5. إدارة المشروع ليست “طفاية حريق”

من بين النصائح الخمس التي وصفتها هذه المقالة ، هذه هي الأصعب على المؤسسات لممارستها فعليًا. إدارة المشروع ليست “طفاية حريق” عندما يغرق المشروع أسرع من تيتانيك. إنه ليس الدواء الشافي الرائع المستخدم لمكافحة التخطيط الخاطئ الذي تم تنفيذه. بدلاً من ذلك ، تعد إدارة المشروع منهجية ملموسة يجب استخدامها على مستوى المؤسسة. سيؤدي عدم استخدام أفضل الممارسات لإدارة المشاريع في جميع مشاريع المؤسسة بغض النظر عن الحجم والقيمة بالدولار إلى ضعف الأداء فقط. أخيرًا ، تكون إدارة المشروع جيدة فقط مثل الأشخاص الذين ينفذونها ، والأشخاص الذين ينفذونها هم الأشخاص الذين يسمعونها ويتعلمون عنها. أظهر قيمة إدارة المشروع لإدارتك العليا واجعلهم يقتنعون بالمنهجية – هذه هي الطريقة الوحيدة لضمان نتائج محسنة ودائمة.

اقرأ المزيد: كيف تصبح رائد أعمال بدون مال أو خبرة

شارك المقالة
.......

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *