تعلم كيف تطلب خطاب توصية وما الطريقة المناسبة للحصول عليه
تعلم كيف تطلب خطاب توصية وما الطريقة المناسبة للحصول عليه

تعلم كيف تطلب خطاب توصية وما الطريقة المناسبة للحصول عليه

“هل يمكنك كتابة خطاب توصية لي من فضلك؟”

يبدو بسيطًا جدًا ، أليس كذلك؟ اذهب إلى معلمك أو مدربك أو مستشارك المفضل ، وما إلى ذلك ، واطلب الرسالة. كما هو الحال مع معظم الأشياء في الحياة ، فإن الأمر أكثر تعقيدًا من ذلك. ما قد لا تدركه هو أن الطريقة التي تطلب بها خطاب التوصية يمكن أن يكون لها تأثير كبير على مدى جودة (أو سوء) الرسالة في النهاية.

لقد كتبت عددًا لا يحصى من خطابات التوصية ، والطريقة التي طلب بها طلابي الرسائل كان لها تأثير على جودة الرسالة التي تمكنت من كتابتها لهم. حتى الطريقة التي تطرح بها السؤال يمكن أن تغير رغبتي في كتابة خطاب جيد.

ضع في اعتبارك هاتين الصيغتين:

“مرحبا السيدة بيتز. كيف حالكم؟ هل ترغب في إرسال خطاب توصية إيجابي إليّ بخصوص طلب الالتحاق بالجامعة؟ ”

ضد.

“أحتاج إلى خطاب توصية بحلول الغد.”

من الواضح أن الصياغة الأولى هي وضعك أنت ورسالتك على القدم اليمنى. إذا كنت أشعر بالسخاء ، فإن الصياغة الثانية هي أن أحصل على خطاب مكتوب على عجل وغير شخصي للغاية في أحسن الأحوال. أما في حين لا أشعر بالسخاء الشديد ، فإن الصياغة الثانية لن تمنحك خطابًا على الإطلاق.

في حال كنت حقًا خطاب توصية جيد ، فهناك بالفعل العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها. محتوى الرسالة ليس بعيدًا عن متناول يديك كما تعتقد. استمر في القراءة لتتعرف على كل ما يمكنك فعله لإعداد شخص ما لكتابة خطاب توصية متوهج لك.

الخطوة 1: إنشاء سيرة ذاتية

لا يجب أن تكون هذه السيرة الذاتية كاملة ومنسقة بشكل مثالي ؛ ما يهم هو أن تقوم بإنشاء قائمة بأنشطتك وإنجازاتك. بدون هذه القائمة ، سيكون لدى الشخص الذي يكتب خطاب التوصية الخاص بك فقط معلومات محدودة للمتابعة. إن إعطاء هذه السيرة الذاتية أو القائمة للشخص الذي سيكتب رسالتك يسمح له بالكتابة عنك كشخص أكثر تنوعًا ، بدلاً من مجرد القدرة على معرفتك. كلما زادت المعلومات المتوفرة لدي عن طالب ، كان من الأسهل بالنسبة لي كتابة رسالتهم.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تطلب من مدرس الرياضيات كتابة رسالتك. هو أو هي يعرف فقط ما يمكنك فعله في صف الرياضيات. إذا أعطيت هذا المعلم سيرتك الذاتية ، فيمكنه أن يدرج في الرسالة أنك لم تتفوق في فصل الرياضيات فحسب ، بل أنك فعلت ذلك أيضًا أثناء توليك رئاسة Key Club ولعب كرة القدم.

هذا مهم أيضًا إذا كنت تريد أن تطلب من شخص لا يعرفك جيدًا أن يكتب لك خطابًا. سنتحدث بعد ذلك عن سبب وجوب أن تسأل شخصًا يعرفك جيدًا ، ولكن في بعض الأحيان لا يكون هذا ممكنًا. ربما يجب أن تكون الرسالة من مدرس علوم وأنت لست قريبًا جدًا من أي من معلمي العلوم لديك ، أو ربما لم تقم بتكوين اتصال قوي جدًا مع أي شخص في موقع سلطة يمكنه كتابة خطاب لك . في هذه الحالات ، من المهم بشكل خاص تزويد الشخص الذي تسأله بقائمة مفصلة بمهاراتك وإنجازاتك وأنشطتك واهتماماتك وأي شيء آخر تعتقد أنه قد يكون ذا صلة.

الخطوة 2: فكر جيدًا في من ستسأل

يتخلف العديد من الطلاب عن سؤال المعلم الذي يعلم فصلًا دراسيًا حصلوا فيه على درجات جيدة. وهذا ليس بالضرورة تكتيكًا سيئًا ، ولكنه ليس دائمًا التكتيك الأكثر فعالية أيضًا. في كثير من الأحيان ، ستجد شخصًا يكون قادرًا على كتابة خطاب أكثر إثارة للإعجاب عنك عندما تختار شخصًا رأى أخلاقيات العمل لديك أو تعرف عليك حقًا كشخص ، وليس مجرد شخص يعرف أن التاريخ يأتي بسهولة لك.

ستحتاج أيضًا إلى التفكير في من سيكون قادرًا على كتابة خطاب ذي صلة بالمنصب أو البرنامج الذي ستتقدم إليه. إذا كنت بحاجة إلى خطاب توصية لأنك تتقدم إلى منصب قيادي ، فاسأل شخصًا يمكنه التحدث إلى مهاراتك القيادية في خطاب. في هذه الحالة ، قد يكون مدرب السباحة الخاص بك شخصًا أفضل لطلبه من مدرس اللغة الإنجليزية الذي لا يعرف شيئًا عن قدرتك على التفوق كقائد.

هناك خطأ آخر يجب تجنبه وهو سؤال “أهم” شخص تعرفه. بالتأكيد ، قد يبدو أمرًا مثيرًا للإعجاب أن يكون لديك خطاب من المدير ، ولكن إذا كان بالكاد يعرف اسمك ، فلن يتمكنوا من كتابة خطاب قوي جدًا. وبالمثل ، قد يبدو من الأفضل أن يكون لديك رسالة من مدربك الرئيسي لكرة القدم ، ولكن إذا أمضى مدربك وقتًا أطول معك وكان يعرفك جيدًا ، فربما يكتب لك خطابًا أفضل.

وفقًا لجامعة ستانفورد ، “كلما كانت الرسالة أكثر تفصيلاً وشخصية ، زاد احتمال ترك انطباع قوي في لجنة الاختيار. لذا اسأل أساتذتك الذين يتمتعون بأكبر قدر من المعرفة الشخصية عنك وعن عملك “. من السهل على لجنة التوظيف أو القبول اكتشاف رسالة عامة أو نموذجية. كلما عرفك الشخص الذي يكتب الرسالة ، زاد تفصيل الخطاب الذي ستحصل عليه.

الخطوة 3: فكر في الطريقة التي ستسأل بها

من الواضح أنك يجب أن تكون مهذبًا عندما تطلب من شخص ما أن يكتب لك خطابًا ، ولكن هناك صفة واحدة صغيرة

سترغب في التأكد من الدخول إلى هناك عندما تطلب ذلك. تلك الصفة؟ جيد (أو إيجابي ، مؤيد ، أو أي مرادف آخر للكلمة).

“هل يمكنك أن تكتب لي خطاب توصية؟” مقابل “هل يمكنك كتابة خطاب توصية إيجابي؟”

يبدو هذان السؤالان متشابهين للغاية ، لكن السؤال الثاني يضمن أن الحرف سوف يرسمك في الواقع بشكل إيجابي ، ويجعل الشخص الذي تسأله يفكر لمدة دقيقة قبل أن يوافق على كتابة الرسالة.

في بعض الأحيان ، يوافق المعلمون أو المدربون أو المستشارون أو غيرهم من البالغين على كتابة خطاب توصية دون التفكير حقًا في إمكانية كتابة خطاب جيد عنك. هذا يتركهم في مأزق فيما بعد عندما يبدأون الرسالة ويدركون أنه ليس لديهم الكثير من الأشياء الجيدة ليقولوها. بدلاً من العودة وإخبارك أنهم في الواقع لا يستطيعون كتابة خطاب لك ، فمن المحتمل أن ينتهي بهم الأمر بكتابة خطاب أكثر عمومية لا يجعلك مميزًا حقًا.

إذا سألت شخصًا ما إذا كان بإمكانه كتابة خطاب إيجابي عنك ، فسيفكر في الأمر أولاً. إذا أدركوا أنهم لا يستطيعون كتابة رسالة ملفتة عنك ، فهذا أمر مؤلم ، لكنك على الأقل تعلم أن تسأل شخصًا آخر قد يكون قادرًا على كتابة خطاب أفضل.

الخطوة 4: اشرح الغرض من الرسالة

عندما يطلب مني شخص ما كتابة خطاب توصية له ، يمكنني كتابة خطاب أفضل بكثير إذا كنت أعرف الغرض من الرسالة. في بعض الأحيان ، يحتاج الطلاب فقط إلى خطاب عام ، ولكن في أوقات أخرى ، يحتاجون إلى خطاب لوظيفة معينة أو للتقدم لبرنامج معين في الكلية. أوضحت جامعة جورجيا الجنوبية ، “يمكن للموصي أن يكتب خطابًا أقوى إذا كان بإمكانه التحدث تحديدًا عن العلاقة بين مهاراتك وخبراتك والوظيفة”.

إذا كنت بحاجة إلى خطاب للموافقة على طلبك للعمل كممرضة مساعدة ، فأخبر الشخص الذي تطلبه. سيكون لديهم فكرة أفضل عن المهارات والصفات التي يجب عليهم إبرازها عند كتابة رسالتك. من الأسهل دائمًا كتابة الأشياء عندما يكون لديك غرض ما ، لذلك عندما يخبرني الطلاب بالضبط ما الذي يحتاجون إليه الرسالة ، فأنا لا ألتقط صورة في الظلام عندما أختار الصفات التي أكتب عنها.

الخطوة 5: امنحهم المزيد من الوقت الكافي

يُطلب من بعض المعلمين أو المدربين كتابة خطابات توصية أكثر مما يمكنهم التعامل معه. تذكر أنهم يقدمون لك معروفًا ولا يحتاجون إلى كتابة خطاب. يمكن أن يستغرق الخطاب الجيد وقتًا طويلاً في كتابته ، كما أنهم يقضون وقتًا بعيدًا عن جدولهم الزمني أو يبتعدون عن عائلاتهم لكتابة رسالتك. إذا منحتهم موعدًا نهائيًا قصيرًا ، فإنك تزيد من فرص عدم تمكنهم من كتابة خطاب لك أو أنه لن يكون لديهم الوقت لكتابة خطاب شخصي عالي الجودة.

هناك العديد من المتغيرات التي تتناول المدة التي قد يحتاجها شخص ما لكتابة رسالتك ، لكنني أقدر ذلك دائمًا عندما يمنحني الطلاب أسبوعين. إذا كنت تستطيع أن تعطي وقتًا أطول ، فهذا أفضل.

كمكافأة إضافية ، فإن منحهم أكثر من وقت كافٍ يتحدث عن مهاراتك في التنظيم وإدارة الوقت – وهي مهارة قد يذكرونها في رسالتك.

الخطوة 6: اجعل الأمر سهلاً بالنسبة لهم

هل تحتاج الرسالة إلى إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى شخص ما؟ أم هناك استمارة معينة يجب ملؤها؟ أو إرسالها  بالبريد؟ هل يوجد تنسيق محدد من المفترض أن يتبعه الخطاب؟

لا تتركهم يخمنون. حتى إذا كنت تسأل معلمًا كتب مئات الرسائل ، فلا تفترض أنه يعرف أي شيء عن احتياجات رسالتك المحددة. دعهم يعرفون بالضبط كيف يجب إرسال الرسالة حتى يتم تنفيذها بشكل صحيح وتكون العملية سهلة بالنسبة لهم.

وفقًا لتوصية جامعة Northeastern ، “أنت تطلب منهم بالفعل إخراج أنفسهم وكتابة الرسالة نيابة عنك. لا تطلب منهم معالجتها ووضع طابع بريد لك أيضًا “.

الخطوة 7: أعطهم حافزًا

سأكون صادقًا هنا: كتابة خطاب التوصية الخاص بك هو عمل روتيني. لا يهم مدى حبك معلمك أو مدربك ، فهناك أشياء أخرى يمكنهم فعلها في وقتهم. إذا منحتهم حافزًا لإنجاز رسالتك ، فقد ينجزونها في وقت أقرب ، وهذه التقنية التي سأصفها تجعل الأمر أقل صعوبة بالنسبة لك لسؤالهم عما إذا كانوا قد فعلوا ذلك حتى الآن.

سمعت لأول مرة عن هذه الفكرة الرائعة من The Last Lecture بواسطة Randy Paush. لنكن واضحين: أنا لا أدافع عن الرشوة ، فهذه مجرد طريقة لتشجيع الشخص على إنجاز الخطاب وشكره على القيام بذلك. في الكتاب ، يستخدم راندي النعناع الرقيق ، ولكن يمكنك استخدام أي معاملة تعرف أن الشخص الذي يكتب رسالتك يحبها. سنفترض أنهم يحبون ملفات تعريف الارتباط.

هذا ما تفعله:

عندما يوافقون على كتابة رسالتك ، امنحهم صندوقًا من ملفات تعريف الارتباط – مع الإمساك. اشرح لهم أن ملفات تعريف الارتباط هي وسيلة لشكرهم على كتابة رسالتك ، ولكن المهم هو أنهم لا يستطيعون أكل البسكويت حتى يكتبوا رسالتك. سيقدرون هذه الإيماءة ، وقد يشجعهم ذلك على كتابتها عاجلاً وليس آجلاً. مع اقتراب الموعد النهائي لرسالتك ، من غير الملائم قول “هل أكلت ملفات تعريف الارتباط الخاصة بك حتى الآن؟” من أن تقول “هل كتبت رسالتي بعد؟”

الخطوة الثامنة: لا تتوقع رؤية الرسالة

عندما يتم قول وفعل كل شيء ، قد تتوقع رؤية نسخة من الرسالة أو تميل إلى طلب واحدة. يحب الجميع سماع أشياء لطيفة عن أنفسهم ، ولكن هذا ليس الوقت المناسب لاصطياد المجاملات. قد يعطيك الشخص الذي يكتب رسالتك نسخة ، أو قد لا يعطيك. في الواقع ، لدى بعض أصحاب العمل والمدارس قواعد لا تسمح لك برؤية رسائلك. توضح جامعة نورث وسترن ، “الفكرة هي أن يرسل الأستاذ تقييمًا صادقًا دون الحاجة إلى شرح نفسه للطالب”.

قد يكون هذا أمرًا مزعجًا للأعصاب ، ولكن إذا اتبعت كل هذه الخطوات ، فيمكنك أن تطمئن إلى أن الحرف سيرسم صورة إيجابية عنك ، لأنك تذكر أنك سألت عما إذا كان بإمكانهم كتابة خطاب إيجابي عنك.

إذا قدم لك الشخص الذي يكتب رسالتك نسخة ، فهذا رائع ، ولكن إذا لم يفعل ، فمن الأفضل عدم السؤال. في حالة رغبتك في الحصول على نسخة من الخطاب للاستخدام المستقبلي ، أخبرهم ببساطة أنك قد تقدم طلبًا إلى المزيد من الأماكن التي تتطلب خطاب توصية ، واسألهم عما إذا كان بإمكانهم الاحتفاظ بخطابك في الملف. بعد ذلك ، عندما تقدم طلبًا في مكان ما ، المس القاعدة واسأل عما إذا كانوا على استعداد لإرسال رسالتك مرة أخرى.

اقرأ المزيد:

تعلم كيفية تدوين الملاحظات بشكل أفضل

شارك المقالة
.......

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *