إدارة فريق المشروع الناجح
إدارة فريق المشروع الناجح

إدارة فريق المشروع الناجح

يمكن أن تكون إدارة فريق المشروع صعبة ومجزية. يتحمل مديرو فريق المشروع مسؤولية الإشراف على مشاريع محددة ، على الرغم من أنهم عادة لا يشرفون بشكل مباشر على جميع (أو حتى أي) الأفراد المعينين للعمل في هذه المشاريع.

ثمانية من أفضل ممارسات إدارة فريق المشروع

ستساعدك أفضل الممارسات التالية على إدارة المشاريع بفعالية.

1. إنشاء ميثاق المشروع

من المهم تحديد المشروع بوضوح في بدايته بحيث يكون جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة التي يضرب بها المثل فيما يتعلق بنطاقه وحدوده. يمكن القيام بذلك من خلال ميثاق المشروع ، والذي يشار إليه أحيانًا باسم وثيقة تعريف المشروع. وفقًا لـ TechRepublic ، يجب أن يكون هذا النوع من المستندات “تسليمًا” رئيسيًا يتم إنتاجه كجهد جماعي. يوصون بإدراج تفاصيل مثل:

  • نظرة عامة على المشروع
  • أهداف المشروع
  • نطاق المشروع
  • المخاطر
  • الافتراضات
  • النهج الإجرائي
  • الأدوار داخل المنظمة (الوظائف التي يتم تمثيلها في فريق المشروع)

2. تحديد المخرجات

يتضمن كل مشروع مخرجات ، والتي ، وفقًا لـ Investopedia ، يمكن تعريفها على أنها “السلع أو الخدمات القابلة للقياس الكمي التي سيتم تقديمها عند الانتهاء من المشروع”. على سبيل المثال ، إذا كان فريقك يصمم برنامجًا تدريبيًا ، فقد تتضمن المخرجات عرضًا تقديميًا لـ PowerPoint ، ودليلًا للمدرس ، ونشرات للطلاب ، واختبارًا ، ومفتاح إجابة للاختبار ، وشهادة إتمام ، وما إلى ذلك.

يحتاج قائد المشروع إلى العمل مع أعضاء الفريق لتحديد وتوثيق كل نتيجة مطلوبة كجزء من المشروع والسعي للحصول على موافقة أصحاب المصلحة للتحقق من أن الفريق على المسار الصحيح. يشير ProjectSmart.co.uk إلى أن وثائق تسليمات المشروع يجب أن تحتوي على “تفاصيل كافية لتمكين شخص آخر من إنتاجها بشكل صحيح وفعال.”

3. وضع توقعات واضحة وواقعية

من الضروري لمديري المشروع تحديد توقعات واضحة وواقعية مع أعضاء فريق المشروع ، وكذلك أصحاب المصلحة الآخرين ، في بداية المشروع. قد يشمل ذلك توقعات الاتصال والمشاركة والمسؤولية عن جوانب محددة من المشروع والموارد المتاحة والوفاء بالمواعيد النهائية والمزيد.

يحتاج القادة أيضًا إلى التأكد من عدم إغفال الفريق لما هو متوقع منهم أثناء تقدم المشروع. كما يشير موقع ProjectTimes.com ، إلى جانب مجرد تحديد التوقعات ، يجب على مديري المشاريع أيضًا “إبقاء التوقعات الحالية في أذهان جميع أصحاب المصلحة حتى لا يغيبوا عن رؤية المنتج النهائي أثناء مرورهم بدورة حياة المشروع”.

4. إنشاء معايير ومعالم

العديد من المشاريع كبيرة في النطاق وتستغرق وقتًا طويلاً ، مما يعني أن وقتًا طويلاً يمكن أن يمر بين بداية المشروع وانتهائه. يتفهم مديرو المشروع الفعالون أهمية وضع المعالم والمعايير التي يمكن مراقبتها ومراجعتها والاحتفاء بها على طول الطريق.

كما هو مذكور على موقع CIO.com ، توفر المعالم والمعايير طريقة أساسية لتحديد المشكلات التي يجب معالجتها في وقت مبكر من العملية بدلاً من اكتشاف شيء ما لا يعمل بعد الكثير من الوقت وتم استثمار النفقات بالفعل.

يمكن أن يوفر الوصول إلى المعالم الرئيسية والمعايير أيضًا إحساسًا بالإنجاز والفخر للفريق. يمكن أن يساعد الاحتفال بهذه النجاحات على طول الطريق إلى إكمال المشروع في الحفاظ على تحفيز أعضاء الفريق ومشاركتهم.

5. بناء علاقة الفريق

عندما تكون مسؤولاً عن فريق المشروع ، فمن المحتمل أن تعمل مع أصحاب المصلحة من جميع أنحاء المنظمة الذين تم تجميعهم لغرض معين. إنهم ليسوا دائمًا أعضاء في نفس الفريق ، وربما يكون لديهم مشرف ليس أنت. ومع ذلك ، من المهم بالنسبة لهم أن يصبحوا فريقًا متماسكًا كما هو الحال بالنسبة للأشخاص الذين يعملون جنبًا إلى جنب في نفس القسم يومًا بعد يوم.

بصفتك مدير الفريق ، فإن الأمر متروك لك لإقامة علاقة مع الفريق. كما تمت الإشارة إلى موقع Villanova.edu ، يدرك مديرو المشروع الناجحون أنهم مسؤولون عن “تطوير علاقات إيجابية وفتح تواصل مع كل من يساهم في المشروع”. وهذا يتطلب إظهار السلوكيات القيادية المناسبة ، وكذلك استخدام استراتيجيات بناء الفريق الرئيسية.

6. تجنب الإدارة الجزئية

بينما تحتاج إلى البقاء على اطلاع جيد بكيفية تقدم المشروع ، من المهم تجنب الإدارة الدقيقة لفريقك. وفقًا لموقع RationalPlan.com ، تتضمن الإدارة التفصيلية “الإفراط في الإشراف على كل مهمة … ، وليس تفويض المهام ، وفي النهاية ، عدم الثقة بأعضاء الفريق وكفاءاتهم”.

يمكن أن تؤدي الإدارة الجزئية إلى نتائج عكسية ومحبطة لأعضاء الفريق – خاصة أولئك الذين أظهروا أن لديهم المهارات والخبرة للقيام بالعمل دون إشراف دقيق للغاية. يوصي CIO.com بأن يعقد مديرو المشروع اجتماعات منتظمة مع أعضاء فريق المنتج ، ولكن تأكد من “السماح لهم بالعمل دون الشعور بالإدارة الدقيقة”.

7. حل المشاكل بسرعة

لا بد أن تظهر مشاكل بدرجات متفاوتة أثناء المشروع. كما يشير موقع TechRepublic ، من المهم “حل المشكلات بأسرع ما يمكن”. هذا مجال حيث من المهم لمدير المشروع أن يأخذ زمام المبادرة. مهما كانت المشكلات التي تنشأ ، يحتاج مدير المشروع إلى أن يكون دؤوبًا في العمل من خلالها بأسرع ما يمكن حتى لا تصبح عوائق أمام قدرة الفريق على إحراز تقدم في المشروع. هذا ينطبق تمامًا على المشكلات المرتبطة بنزاع الفريق كما ينطبق على المشكلات التي تنشأ مع المعدات أو الموردين أو التحديات الأخرى الخاصة بالعمل نفسه.

8. كن رشيقًا

يمكن أن يكون التخطيط وإدارة المخاطر جوانب مهمة في إدارة المشروع ، ولكن كونك منظمًا جدًا وصارمًا يمكن أن يكون مشكلة في بيئة الأعمال سريعة التغير. يشير تقرير MIT Sloan Management Review إلى أن المشاريع المعقدة في بيئة الأعمال سريعة التغير اليوم تتطلب المرونة . مشيرًا إلى أن مديري المشاريع يمكنهم الاستفادة من الجمع بين الأساليب “التقليدية و” الرشيقة “لمنحهم مزيدًا من المرونة – ونتائج أفضل.” توصي ProjectSmart أيضًا باتباع نهج رشيق ، مشيرًا إلى أن “التوثيق والعمليات الرسمية المتضمنة في إدارة المشاريع التقليدية يمكن أن تثقل كاهلك.” تعتمد إدارة المشاريع الرشيقة على اتخاذ خطوات لضمان قدرة الفريق على التكيف بسرعة مع التغيير عند حدوثه.

نجاح فريق المشروع

في حين أن أفضل الممارسات الثمانية هذه لا تمثل كل ما هو ضروري لإدارة فريق المشروع بنجاح ، فإن اتباعها سيوفر إطارًا قويًا للنجاح. سيساعد الوقت الذي تستثمره في إرساء الأساس لنجاح الفريق في التأكد من أن نتيجة المشروع فعالة ، وأن الرحلة تجربة سلسة ومجزية لجميع المشاركين على طول الطريق.

اقرا المزيد حول تسويق وبزنس.

شارك المقالة
.......

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *